Toplantılar: Doğru zamanda, doğru kişilerle amacına yönelik sağlıklı görüşmeler ve çıktılar ürettiği sürece ciddi anlamda faydalıdır. Alınan kararlar doğru uygulamalarla zamanında iyileştirmeye yansıtıldığı durumlarda verimlilik artışlarına katkılar sağlar. Hatta doğru yönetildiği takdirde şirketler için yaşamsal bir iç dinamik, canlandırıcı ve kurtarıcı bir rol bile üstlenir.
Ortak aklın harekete geçirilmesinde ve ileriye dönük atılımları yapmada gizli potansiyeller, sinerjiler içerir. Aksi halde, iki de bir zırt pırt sık sık toplanarak kilit kişilerin dolayısıyla şirketin zamanını, enerjisini tüketirsiniz. Örneğin söz konusu tartışma gündemi: Şirket içindeki miyoplukların azaltılması için yapılacak bir toplantı ise doğru kişilerin mutlaka yer almasını sağlamak yararlı olacaktır. Bu iş için ideal kompozisyona uygun kişiler kimlerse, onlar toplantıya davet edilmeli. Sahada olan iş görenler mi, şirket belleği konumundaki kişi mive yenilikçi kanadın temsilcisi mi olacağı, göreceli önemine göre özel bir analiz yapılarak çağrılmalı, körler sağırlar ağırlar durumuna düşülmemelidir.
Kurumumuzda iyi bir toplantı kültürünün yerleşmesini sağlayamazsak, toplantıları organizasyonu geliştirecek bir araç olmaktan çıkarır, nerelerden geçtiği belli olmayan yük trenine dönüştürürüz. Kurallar seti oluşturulmadıysa, şirkete özgü gerekli standartlar herkes tarafından benimsenmemişse, örneğin birileri gelir, birileri de işini bahane ederek (gerekçe göstererek) ve geç gelerek diğerlerini bloke edebilir.Gereğinden fazla toplantıya katılmak ve toplantı yönetiyor olmak bazı yetkililer için fotosentez gibidir. Bu tür arkadaşlar sağ olsunlar, toplantılarda çok konuşur az dinlerler. Toplantılar:Paylaşmayı zamanında ilgili kişilerle yapmamış, silahlarını bu tür yerlerde başkalarını yumuşak karnından vurmak için saklamış kişiler için de rakiplerin hezimete uğratılacağı arenalardır, bulunmaz fırsatlardır. Hemen değerlendirilir. Yapılan yanlışlar gösteriye dönüştürülerek (One Man Show’larla) içleri dolu kişilerin başkalarını suçladıkları ortamda kutuplaşma başlar.
Herkesi kuşatıcı bir dil kullanılmıyorsa, savunmacı veya buyurgan tavırlarla tartışmalar ilerliyorsa dostluk havası dağılır.Herkesin enerjisi azalır, yüzleri asılırken toplantılarla şirket kurtarmaya inanmış bu yetkililerin onuları toparlamaları beklenirken konuşma iştahları artar, kendilerini gittikçe daha mutlu hissederler. Aslında bu zihin yapısındaki yöneticiler, başkalarının söyleceklerini statüsünden ve şişkin egosundan dolayı fazla da önemsemezler çünkü çözümler tablet şeklinde kendilerinde zaten mevcuttur.Ulaşılması gereken noktaya varmaya hiçbir yararı olmayan kısır döngülere girerek kendilerince bir araya gelenlere farkındalık bilinci oluştururlar. Böylece, işlerin daha hızlı çözüleceğini, şirketin daha hızlı kurtulacağını varsayarlar. Gerçekte ise, günlük işlere fazla dalarak, şirketin nereye gittiğini göz ardı ederek ipin ucunu kaçırırlar.
İşin aslına bakarsak değerli düşüncelerin ve hislerin öğrenilmesi açısından tartışmalar çok sağlıklıdır. Amacına hizmet eden farklı görüşlerin ele alındığı ve zamanın verimli geçirildiği hallerde, toplantı major etkiler oluşturabilir. Ancak bu tür kişilerin , ellerinde olsa toplantı yapabilmek için bile toplantı yaptıkları görüldüğü gibi toplantının sonuçlarını da ayrıca yeni toplantıların gündem malzemesi yaparlar. Kendilerini her toplantının vazgeçilmezi olarak görürler, kaldıraç etkisi oluşturduklarını düşünürler. Her sorunun toplantı yoluyla çözüleceğini inanmışlardır. Bu toplantı hastalığı benliklerini öyle bir sarmıştır ki her toplantı da olmak isterler. Öyle ki sorunları çözme amaçlı işe adanma, odaklanma arka planda kalır. Toplantı bu yöneticiler olmaksızın yapılmışsa alınan kararları onaylamamaya eğilimi gösterirler. Kanbersiz düğün olmaz mantığıyla davranırlar.
Bazen çakma moderatör ünvanlarıyla (yılda iki kez bu işi yapıyorsa) da bu tür insanlarla karşılaşabiliriz.Düşünceleri özetlemeleri gereken yerlerde sazı ellerine alırlar, aman Allahım konuşma uzar da uzar, neredeyse fütürist (daha iyi gelecek için senaryolar kurgulayan kişi) sallamalarına dönüşür.
İşin özü, hedefleri ulaşılması gereken sonuçları herkes için kolayca anlaşılır ve eyleme dönüştürülebilir şekilde tanımlamaktır.
Alınan kararlar uygulamaya konulup şirket yaşamında ciddi bir fark yaratmadığı sürece toplantıya girenler konuya aktif katılmazlar, gerçek fikirlerini söylemezler.
Toplantılarda başarılı ekiplerin üyelerinin birbirlerine karşı samimi olmaları işleri kolaylaştırır. Kirli çamaşırların ortaya dökülmesi konusunda itiraf kültürünün de kötü süprizlerle karşılaşmamak adına faydaları vardır.Kaygıların paylaşılmasından, hataların, zayıf halkaların eleştirilmesinden çekinilmemeleri, bunlara direnç gösterilmemesi gerekir. Amaç: Gerçekleri su yüzüne çıkararak riskleri azaltmak, sürekli optimali arayış halinde olmaktır. Meselenin özüne, sorunların köküne inmeyi becerebilmek, işlerin peşini bırakmamak. Kolektif egonun bireysel egodan önde tutulması toplantıların verimini artırır. İş birliği kültürüyle, biz benden akıllıdır mantığıyla sorunlara yaklaşarak ve birlikte öğrenerek zenginleşmek çıtamızı yükseltir. Toplantıyı yöneten kişi, kolaylaştırıcılık rolünü üstlenerek ortak aklı, ortak hedef duygusunu ve kazanımları en üst noktaya çıkarabilmelidir. Burada hedeflerin fazlalığı zihin karışıklığı yaratabilir. Her şeyin önemli olduğu durumda hiçbir şey önemli değildir.
Toplantının etkinliğinin, veriminin başlıca göstergeleri nelerdir? Bu konuda başarılı veya başarısız olduğumuzu nasıl anlarız? Orgüt yapımız ve iş akış süreçlerimizdeki boşluklardan kaynaklanan yetki kargaşasının yaşanmadığı, katılımcıların zamanının dakikalarına kadar değerlendirildiği, kişilerin gündem için hazırlıklı geldikleri, geç gelindiğinde dışlanma korkusu yaşayacakları, herkesin gerçeğin ortaya çıkarılmasında aktif katılımının sağlandığı, takım çalışmasının yapıldığı kaliteli sonuçların elde edildiği bir araya gelme kültürünün varlığının hissedildiği toplantılar başarılıdır. Raportör kararları yazılı bir tutanağa dönüştürüp, katılımcılara imzalattıktan sonra ilgililere veriyorsa, bir önceki toplantıda verilen kararlar doğrultusunda görev alan kişilerin sorumluluklarını yerine getirip getirmediklerine bakılıyorsa bir araya gelmek işe yaramış demektir. Ayrıca, ekip birliğini koruyorsa, katılımcıların her biri yoğun iş bahanesinin arkasına sığınıp, başını alıp gitmiyorsa, tartışmayı çok seven kişilerin bile kendilerine hakim olduğu, eşit düzeyde söz söyleyecekleri ortam oluşturulmuşsa, toplantının sonunda katılımcılar yorgun olmalarına rağmen birbirleriyle görüşme tarihleri saptamaya istekli, heyecanlı görünüyorlarsa toplantı yüksek olasılıkla verimli geçmiştir
Özetle, iyi planlanmayan, zamanı rasyonel yönetilmeyen, periyodik olmayan kötü toplantıların tepki gördüğü, iş arkadaşlarının kıymetli zamanını çalanın kara listeye geçtiği, toplantı olmaması için kişilerin dua etmediği, en iyi sonuçun çıkmasını sağlayan takım çalışması ruhunun yaşandığı bir toplantı kültürünü oluşturmalıyız. Şirket kurtarma amacıyla yapılan düşünce sorgulamalarının, en iyiyi (yeniyi) arayışların verimliliği ve muhabbetimizi artırması dileklerimle.
Yazan: Dr. M. Raci Hoşgör – Üst Yönetim Danışmanı
